O Projeto de Reestruturação e Modernização Interna do Tribunal de Contas do Estado do Amazonas – Projeto REFORMAR, instituído pela Portaria/TCE-AM n. 366/2009-GPSERH, apresenta o resultado dos trabalhos realizados, objeto do Volume I. Seu conteúdo consolida o diagnóstico organizacional da Divisão de Registro e Protocolo – DIEPRO e da Secretaria de Controle Externo – SECEX, nesta incluída suas unidades (Secad, Secai, Secamm, Secai e Secap).

Estamos concluindo o Volume II, que trata do diagnóstico organizacional efetuado nos Gabinetes dos Conselheiros, Auditores e Ministério Público de Contas, Secretarias do Tribunal Pleno e das Câmaras, Dirac e Dicrex.

Com o presente levantamento, fora concluída a fase de redesenho dos processos do Tribunal, exigido no item 4.2 – Perspectivas de Processos Internos de seu Planejamento Estratégico, aprovado em 15/12/2009 pelo Tribunal Pleno. Nessa fase, foram redefinidos os fluxos de todos os processos ligados à atividade-fim do Tribunal (prestações e tomadas de contas, representações, denúncias, consultas, recursos e admissões e concessões). Para tanto, foram realizadas diversas Ações em 2010, conforme passamos a relacionar:

1 – identificação e elaboração de novos fluxos processuais visando à eliminação de gargalos e retrabalhos;

2 – estabelecimento de requisitos mínimos para a autuação dos processos submetidos ao julgamento do Tribunal;

3 – adaptação da rotina e lay out da Diepro aos novos fluxos processuais de natureza física ou eletrônica;

4 – propositura de nova distribuição das supervisões nas unidades que integram a SECEX, a fim de atender à sua real necessidade e aos novos fluxos processuais propostos;

5 – Lançamento do Sistema Integrado de Processos e Documentos Eletrônicos – SPEDE, que substituirá o Sistema SCP que atualmente administra os processos do Tribunal;

6 – Lançamento do processo virtual no Tribunal contemplando:
a) a adaptação do Sistema SPEDE aos novos fluxos processuais propostos, assim como, à criação de funcionalidades compatíveis com a tramitação processual virtual;
b) a digitalização e tramitação dos Processos – relativos ao Projeto Piloto – 1; e do Processo relativo ao Projeto Piloto – 2; e
c) o treinamento e a conscietização dos servidores envolvidos na digitalização e tramitação do Projeto Piloto visando introduzi-los na fase da gestão de processos e documentos eletrônicos.

Para o presente exercício (2011) estão em andamento outras ações, decorrentes do processo de redesenho processual:

1 – descrição dos cargos, com a identificação das habilidades e do perfil profissional necessários ao seu bom exercício;

2 – mapeamento de competências, destinado a avaliar se os servidores que ocupam atualmente os cargos do Tribunal possuem as habilidades e os perfis identificados no processo de descrição dos cargos;

3 – manualização de algumas atividades-chave do Tribunal, a saber:
a) dos procedimentos relacionados à protocolização e autuação de processos e documentos;
b) dos procedimentos relativos à atividade de controle externo (padronização de relatórios, de comunicações processuais, dentre outras).

4 – concepção de sistemas informatizados destinados à geração:
a) de relatórios eletrônicos nas inspeções e auditorias;
b) de um banco de dados capaz de armazenar todo o histórico das decisões proferidas pelo Tribunal, concernentes às suas unidades jurisdicionadas onde será possível consultar as sanções aplicadas, as glosas, o julgamento proferido, dentre outras informações.

5 – implantação da NBR ISO 9001:2008;

6 – Implementação de um protocolo virtual no SPEDE, destinado à autuação eletrônica dos processos originários do Fundo Previdenciário do Estado do Amazonas – AMAZONPREV (Projeto Piloto 3).